Toiminnanohjaus helpottaa rakennusalan yritysten toimintaa ja tekee siitä kustannustehokkaampaa

Toiminnanohjaus on tärkeä elementti esimerkiksi talotekniikka- ja rakennusalalla, sillä se tehostaa koko yrityksen toimintaa koskettavaa prosessikokonaisuutta.

Jokaisen yrityksen tavoitteena on luonnollisesti tehdä itse yrityksen toimintaan liittyvien asioiden hallinnasta mahdollisimman vaivatonta.

Tähän tavoitteeseen päästään, kun yritys toimii eri hallinnoitavien elementtien osalta – esimerkiksi työntekijästä riippumatta – samoja kaavoja noudattaen.

Näiltä osin koko yrityksen toiminnan keskiöön nousee yrityksen toiminnanohjaus, ja siitä teemme tässä blogitekstissä selkoa.

Käytännön esimerkki: rakennusalan toiminnanohjaus

Rakennusalan yrityksillä on usein meneillään yhtäaikaisesti useita eri projekteja. Tämä johtaa siihen, että esimerkiksi työntekijöitä on eri työmailla – jopa ympäri Suomea. Työntekijöiden mukana puolestaan kulkee totta kai kalustoa ja erilaisia tarvikkeita.

Usein samoja työntekijöitä, kalustoa ja tarvikkeita tarvitaan jokaisella työmaalla. Tällöin eri työvaiheet tulee aikatauluttaa oikealla tavalla, ettei vastaan tule ikäviä päällekkäisyyksiä.

Jokaista projektia varten on varattu myös omat budjettinsa. Usein työnjohtajien tuleekin tehdä nopeita ratkaisuja ostojen osalta, jolloin heillä on oltava reaaliaikainen tieto budjetin tilanteesta.

Yrityksen toiminnanohjaus auttaa johtotason henkilöitä tässä kaikessa.

Toisin sanoen, rakennusalan toiminnanohjaus kertoo heille reaaliaikaisesti missä vaiheessa työt ovat eri työmailla, missä mennään budjettien kanssa ja niin edelleen. Seurauksena on puolestaan se, että käytettävissä olevat resurssit kyetään kohdistamaan oikealla tavalla, kun aikaa ei hukata asioihin, joihin sitä ei tarvitse hukata.

Kun siis kysymyksenä on mitä tarkoittaa yrityksen toiminnanohjaus eli mikä on toiminnanohjaus määritelmä, kyse on muun muassa seuraavien asioiden hallinnasta:

• Tilausten hallinta
• Materiaalien hankinta ja käyttö
• Työhön liittyvien kustannusten ja budjettien hallinta
• Työntekijöiden työtunnit
• Kaluston käyttö
• Tuotannon eri vaiheiden suunnittelu

Mitä sitten tarkoittaa toiminnanohjaus ERP?

Toiminnanohjauksen kohdalla saattaa törmätä myös sanapariin, joka kuuluu muodossa toiminnanohjaus ERP.

ERP itsessään muodostuu englanninkielisistä sanoista “enterprise resource planning”, joka vapaasti suomennettuna kääntyy muotoon “yrityksen resurssien suunnittelu”.

Virallisemmassa muodossa kyse on toiminnanohjausohjelmasta- tai järjestelmästä – riippuen puhujasta. Lyhyesti ja ytimekkäästi todettuna tällainen järjestelmä tehostaa ja helpottaa yrityksen pyörittämiseen liittyvien ydintoimintaprosessien hallintaa.

Kyse on siis eräänlaisesta tallennusjärjestelmästä, jolloin samassa paikassa ovat niin talous- ja henkilöstöhallinto, tuotanto- ja toimitusketjut, sekä ostot ja myynnit.

Mutta näistä enemmän seuraavassa.

Toimintojen tehostamisen edellytyksenä toiminnanohjausohjelma

Oli sitten kyseessä esimerkiksi rakennusalan tai talotekniikka-alan toiminnanohjaus, tehokkuutta lisätäkseen yrityksen tulee ottaa käyttöönsä toiminnanohjausohjelma.

Jos sinä olet vastuussa yrityksesi toiminnanohjausohjelman hankinnasta, luonnollisesti kaikkein tärkeintä on ottaa huomioon oman yrityksesi tarpeet. On nimittäin niin, että esimerkiksi muutaman hengen LVI-yrityksen tai rakennusalan PK-yrityksen kohdalla tarpeet ovat hyvin erilaiset kuin isoimmilla rakennusalan yrityksillä.

Mutta mihin kaikkeen toiminnanohjausohjelmisto sitten kykenee?

Se kytkee yhteen, luonnollisesti tarpeiden mukaan, niin myyntien kuin myös ostojen hallinnan, varastonhallinnan, taloushallinnon sekä prosessien, materiaalien ja resurssien hallinnan. Ja, kun nämä kaikki ovat samassa paketissa, tällöin yrityksen on helppo muodostaa kokonaiskuva omasta toiminnastaan.

Eikä siinä vielä kaikki.

Ohjelman ansiosta yrityksen toiminnanohjaus tehostuu. Tämä on omiaan johtamaan käytössä olevien resurssien parempaan hallintaan ja sitä kautta kustannuksissa voidaan saavuttaa jopa merkittäviä säästöjä.

Mutta, miten sitten löytää laadukas ohjelma, jolla mahdollistuu sähköinen toiminnanohjaus ja sen käyttäminen myös siinä vaiheessa, kun yritystoiminta kasvaa?

Kohteeksi kannattaa ottaa sellainen ohjelma, joka tarjoaa kaikki tässä hetkessä tarvittavat moduulit ja myös mahdolliset myöhemmin tarpeeseen tulevat elementit. Ja, mikäli yrityksellä on käytössä erilaisia ohjelmistoja, jotka tulee saada puhaltamaan yhteen hiileen, ohjelmassa tulee olla oma rajapintansa kyseisiin ohjelmistoihin.

Toki parhaat toiminnanohjausohjelmat mahdollistavat sen, ettei useita erilaisia ohjelmistoja tarvita.

Kun siis lähdet valitsemaan toiminnanohjausohjelmaa, sen kanssa ei kannata hötkyillä. Huomattavasti nopeaa päätöstä tärkeämpää onkin oikeanlaisen ohjelman löytäminen kertaheitolla.

Ennen hankintaa onkin usein syytä keskustella ohjelmaa käyttävien työntekijöiden kanssa mahdollisimman laaja-alaisesti. Tällä tavoin toimien nimittäin taataan se, että jokaisen yrityksen osaston näkemykset tulevat kuulluiksi ja sitä kautta pystytään tekemään harkittu päätös.

Vaikka itse sen sanommekin, oiva esimerkki erityisesti PK-yritysten käyttötarpeet kattavasti täyttävästä talotekniikka- ja rakennusalan ohjelmistosta on Ecom toiminnanohjaus- ja laskutusjärjestelmä.

Tässä muutama perustelu sille, miksi seisomme näiden sanojemme takana:

• Erilaisten projektien hallinta tapahtuu tuntien sijaan minuuteissa
• Kulut pienenevät huomattavasti, sillä toimistohommiin ei pala enää ylimääräistä aikaa
• Resursseja ei hukata mihinkään turhaan, vaan tehokkuus paranee merkittävästi
• Päätöksenteko perustuu tunteiden sijaan faktoihin
• Auttaa pitämään huolen siitä, että jokainen työ ja tarvike laskutetaan
• Ei tarvita useita erilaisia ohjelmistoja, vaan kaikki löytyy samasta paketista
• Toimii modernilla tavalla pilvipalveluna

Ennen kaikkea kyse on siitä, että Ecomin toiminnanohjaus- ja laskutusjärjestelmä on rakennettu nimenomaan talotekniikka- ja rakennusalan tarpeisiin.

Toisin sanoen, tiimimme ymmärryksen taso kyseisillä aloilla toimivien yritysten arkisen aherruksen ja erilaisten haasteiden osalta on huippuluokkaa. Tämän lisäksi ohjelmaa kehitetään jatkuvasti vielä nykyistäkin parempaan suuntaan, totta kai yhteistyössä sitä käyttävien yritysten kanssa.

Yhteenveto: näistä syistä rakennusalan toiminnanohjaus eli ERP tarvitaan

Toiminnanohjaus eli ERP voidaan mieltää ikään kuin yhtenä isona, aktiivisena ja vahvasti automatisoituna tietokantana, jossa kaikki yrityksen toiminnot kytkeytyvät toisiinsa.

Ja näiden toimintojen maksimaalinen tehokkuus on riippuvainen ERP:stä.

Kun käytössä on oikeanlainen toiminnanohjausohjelmisto, jokaisen yrityksen osaston työt yksinkertaistuvat melkoisesti ja se taas tehostaa yrityksen toimintaa:

1. Sähköinen toiminnanohjaus nopeuttaa kirjanpitoa, jolloin taloushallinto helpottuu.
2. Rakennusalan toiminnanohjaus pitää sisällään ostoja ja myyntejä – ERP:n avulla ostolaskujen maksut ja myyntilaskutukset hoituvat ajallaan.
3. Yritys saattaa tarvita esimerkiksi lainaa; toiminnanohjauksen ansiosta lainanmyöntäjille eli pankeille ja rahoituslaitoksille voidaan toimittaa yksityiskohtaiset taloudelliset tiedot ja analyysit kattavana pakettina.
4. Rakennusalan yrityksille saattaa tulla paljon tilauksia, jolloin näitä tilauksia tulee kyetä hallitsemaan helpolla tavalla; tämän takaa toiminnanohjausohjelmisto.
5. Kun tilaukset laitetaan täytäntöön eli työt laitetaan käyntiin, tarvitaan mukaan oikeat työntekijät, kalusto ja tarvikkeet eli logistinen puoli helpottuu.
6. Johtotason henkilöiden on oltava ajan tasalla työmaiden tilanteista, budjeteista ja niin edelleen tehdäkseen oikeat päätökset reaaliajassa; tämä hoituu ERP:llä.

Kun yritys valitsee oikean toiminnanohjausohjelmiston, erityisesti arkisten ja jokapäiväisten asioiden hoitamisesta tulee huomattavasti yksinkertaisempaa. Mutta toki nämä samat sanat koskevat myös johtotason henkilöstön päätöksentekoa.

Ja se oikea valinta on nimenomaan toimialakohtainen ohjelma.

Luonnollisesti myös niin sanottu tavallinen laskutusohjelma auttaa, mutta vain tietyissä määrin. Sen sijaan toimialakohtaisen ohjelman tarjoamat edut ovat huomattavasti merkittävämmät.

Kun kyseessä on esimerkiksi LVIS- tai rakennusalan yritys, tällöin alalle suunniteltu ja räätälöity toiminnanohjausohjelmisto osaa ottaa huomioon tietyt alakohtaiset normit. Näin ollen muun muassa laskutuksesta, ostojen ja myyntien hallinnasta kuin myös töiden kirjaamisesta tulee kaikessa yksinkertaisuudessaan mahdollisimman vaivatonta.

Ja, kun yrityksen toiminnanohjaus hoituu vaivattomasti, tehokkuus paranee ja resurssit voidaan kohdistaa maksimaalisesti oikeisiin asioihin.