Mitä on taloushallinto, ja miksi se kannattaa sähköistää?

Niin, mitä on taloushallinto? Se lähtee liikkeelle pankkitilistä ja kirjanpidosta, mutta isossa kuvassa siihen liittyy myös paljon muuta.

Mainitsimme edellä “ison kuvan”, joten mitä me sillä oikein tarkoitamme? Lyhyesti ja ytimekkäästi sanottuna sitä, että isossa kuvassa taloushallinto tuo yhteen yrityksen johtamisen ja kirjanpidon.

Mutta ennen kaikkea – taloudellisesta näkökulmasta katsottuna ja asiaa yksinkertaistaen – siinä on kyse kaikesta yritystoimintaan liittyvästä rahaliikenteestä.

Esimerkkejä rahaliikenteestä ovat muun muassa kirjanpito, myynti- ja ostolaskut sekä palkanlaskenta.

Yritystä perustettaessa ja yritystoiminnan alkumetreillä taloushallinto auttaa yrityksen ensiaskeleiden kanssa.

Toiminnan kehittyessä taloushallinnon merkitys kuitenkin kasvaa, sillä se auttaa ymmärtämään millaisessa tilanteessa yritys on taloudellisesti, rakentamaan budjetit ja pitämään yrityksen eri osastot kartalla tilanteesta.

Toisin sanoen, taloushallintoa tarvitaan sekä huolehtimaan yrityksen taloudellisesta hyvinvoinnista että tarjoamaan avaimet erilaisten päätösten tekemiseen; laadukkaasti toteutettu taloushallinto onkin menestyvän yrityksen tae.

Oikeastaan taloushallinnon merkitystä yritystoiminnassa voidaan tarkastella esimerkiksi seuraavanlaisten kysymysten kautta:

1. Millaiset projektit istuvat yrityksen tämänhetkiseen taloudelliseen tilanteeseen ja resursseihin?
2. Millaisia investointeja yritys voi tehdä, vai voiko se tehdä sellaisia lainkaan?
3. Mitä mahdollisia muutoksia kulurakenteisiin voidaan tehdä yrityksen taloudellista tilannetta vahvistaakseen?

Harkittujen ja oikeanlaisten vastausten löytäminen edellä mainittuihin kysymyksiin edellyttää ymmärrystä oman yritystoiminnan kokonaiskuvasta, ja siinä taloushallinnon ohjelma on erittäin arvokas työkalu.

Näin järjestät taloushallinnon optimaalisesti vuonna 2024: taloushallinnon ohjelma on ehdoton lähtökohta

Taloushallinto on oleellinen osa yrityksen kuin yrityksen toimintaa – enemmän tai vähemmän päivittäin.

Luonnollisesti tulevaisuuden osalta yrityksen on oltava jatkuvasti kartalla taloudellisesta tilanteestaan, koska vain siten se voi suunnitella operatiivista toimintaansa.

Mutta kyse ei ole kuitenkaan pelkästään vain taloudellisen tilanteen ymmärtämisestä ja tulevaisuudensuunnitelmista, vaan myös siitä, että talousasiat hoidetaan juridisesti oikein ja viranomaisten määräysten mukaisesti.

Koska taloushallinto on aikaavievää puuhaa, moni yrittäjä luottaa sen asiantuntijoiden käsiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yritys joko palkkaa oikeat henkilöt vastaamaan taloushallinnosta tai ulkoistaa sen osittain tai kokonaan tilitoimistolle.

Mutta oli sitten ratkaisu mikä tahansa, rahaliikenteeseen liittyvät aineistot tulee joka tapauksessa toimittaa joko yrityksen sisäiselle taloushallinnon osastolle tai kirjanpitäjälle.

Tässä kohtaa arvoon arvaamattomaan nousee laadukas taloushallinto-ohjelma, kuten erityisesti pienten ja keskikokoisten talotekniikka- ja rakennusalan yritysten keskuudessa suosittu Ecom.

Ecomin avulla yritykset säästävät paitsi aikaa ja rahaa, ne pystyvät myös kohdistamaan nämä ylimääräiset resurssit oikeisiin asioihin yritystoimintaa kehittääkseen.

Sähköinen taloushallinto – hyödyt: menneisyyden, nykyhetken ja tulevaisuuden ymmärtäminen

Kun sähköinen taloushallinto asetetaan vaakakuppiin manuaalisen taloushallinnon kanssa, voittajasta ei ole minkäänlaista epäselvyyttä.

Sähköinen taloushallinto nousee voittajaksi puhtaasti siksi, että se auttaa yritystä oppimaan menneisyydestä, ymmärtämään nykyhetkeä ja kehittämään tulevaisuutta.

Mutta, miten tämä sitten oikein käytännössä ottaen tapahtuu?

Laadukas taloushallinnon ohjelma, kuten Ecom, tarjoaa yritykselle muun muassa reaaliaikaista tietoa tuloista ja menoista, sekä siten esimerkiksi eri projektien kustannuksista.

Lisäksi ohjelmasta saa vedettyä ulos erilaisia raportteja, jotka auttavat ymmärtämään yrityksen tilannetta entistä paremmin.

Mutta, koska haluamme saada enemmän lihaa luiden ympärille, seuraavassa nostamme esille kolme konkreettista esimerkkiä siitä, miten digitaalinen taloushallinto auttaa yritystoiminnan kehittämisessä.

1. Mikä toimii, mikä ei?

Oletko ollut koskaan tilanteessa, jossa tilauksia tulee sisään, mutta jostain syystä taloudellinen tulos ei kasva, tai pahimmassa tapauksessa yrityksesi tekee jopa tappiota?

Kuvitellaan, että sinulla on yritys ja se toimii rakennusalalla. Tällöin vastaan saattaa tulla keskenään hyvinkin erilaisia projekteja. Toiset näistä projekteista tuottavat mukavan positiivisen tuloksen, toisten kohdalla voittomarginaali on pieni ja osa saattaa kääntyä jopa tappiollisiksi.

Rakennusalan taloushallinto auttaa alan yrittäjiä ja yritysten päättäjiä ymmärtämään, vieläpä reaaliaikaisesti päivittyvien lukujen kautta, millaiset projektit tuottivat parhaan tuloksen ja miksi.

Näin ollen yritys kykenee tekemään, näiden lukujen ansiosta, tulevaisuuden osalta oikeanlaisia päätöksiä. Ja mikä parasta, nämä päätökset perustuvat puhtaasti faktatietoon, ja auttavat siten saavuttamaan yritystoiminnalle asetettuja tavoitteita.

2. Rahavirran ja käteisvarojen hallinta

Rahavirta tarkoittaa yritystoiminnassa yksinkertaisesti tulojen ja menojen välistä yhtälöä eli onko yrityksen tilille tullut lisää rahaa vai ovatko rahavarat huvenneet.

Rahavirran hallinta onkin todella merkittävässä roolissa yritystoiminnassa. Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto auttaa huolehtimaan siitä, että yrityksellä on riittävästi rahaa jokapäiväisten toimintojen ylläpitoon, kuten työntekijöiden palkkojen maksamiseen ja materiaalihankintojen kustantamiseen.

Mikäli taloushallinto-ohjelma on jäänyt hankkimatta, yritys voi joutua esimerkiksi tilapäiseen taloudelliseen ahdinkoon, koska reaaliaikaista tietoa ei ole saatavilla; tai ainakin kärryillä pysyminen on huomattavasti haastavampaa. Näin voi käydä esimerkiksi sellaisten projektien kohdalla, missä osa sisään tulevasta rahasta maksetaan jopa kuukausien viiveellä.

Ilman rahaa yritys on pulassa tai joutuu ainakin turvautumaan ulkopuoliseen rahoitukseen. Tällaiset tilanteet voidaan kuitenkin välttää paremmin, kun käytössä on sähköinen taloushallinto.

3. Laatu ja tehokkuus paranevat – asiakkaat kiittävät

Ihmiset eivät ole koneita, mikä tarkoittaa sitä, että jokainen meistä tekee virheitä.

Käytännön tasolla, kun puheenaiheena on “Mitä on taloushallinto?”, virheet saattavat olla jopa kohtalokkaita. Taloushallinto kun tulee hoitaa ensinnäkin juridisesti oikein ja toisekseen asiakkaiden suuntaan laatua peräänkuuluttaen.

Kun muun muassa kirjanpitoon liittyvät työvaiheet, osto- ja myyntilaskut sekä monen monta muuta seikkaa automatisoidaan, virheiden määrä minimoidaan. Ja, kun virheet minimoidaan, niiden korjaaminen ei vie enää aikaa; ylipäätään kaikki on automatisoidusti nopeampaa.

Jokaiselle yritykselle asiakkaat ovat kaikki kaikessa, sillä ne ovat mustavalkoisesti muotoiltuna yritystoiminnan perusta. Tämä tarkoittaa sitä, että heitä tulee kohdella ammattimaisesti ja ennen kaikkea auttaa heitä tehostamaan heidän omaa yritystoimintaa.

Pätevä sähköinen taloushallinto-ohjelmisto on mitä mainioin työkalu tehokkaan palvelun takaamiseen; se ei vain helpota sinun yrityksesi arkea, vaan myös asiakasyrityksen, koska virheet on minimoitu.

Myös yrityksesi talouspuolen työntekijät tai ulkoistettu kirjanpitotoimisto kiittävät. He nimittäin voivat virheiden oikomisen sijaan keskittyä itse tiedon analysointiin ja siten yritystoimintasi kehittämiseen.

Yhteenveto: Näin hoidat taloushallinnon

Taloushallinto on viime vuosien aikana siirtynyt entistä vahvemmin papereista ja mapeista tietokoneisiin ja tietokone-ohjelmistoihin.

Digitaalinen taloushallinto onkin tänä päivänä osa lukuisten yritysten arkea. Me voimmekin käsi sydämellä sanoa, ettemme ole törmänneet vielä yrittäjiin, jotka haikailisivat paperien ja mappien perään.

Edellä mainitun sijaan kuulemme jatkuvasti asiakkailtamme, miten paljon sähköinen taloushallinto on helpottanut heidän elämäänsä.

Eikä kyse ole edes elämän helpottumisesta, vaan ennen kaikkea ajan säästämisestä. Vapautunut aika voidaan sitten siirtää konkreettisen yritystoiminnan kehittämiseen.

Samalla lukuisat yrittäjät ovat oppineet itselleen täysin uusia asioita omasta yrityksestään – sen heikkouksista ja vahvuuksista – koska kokonaiskuva on ollut reaaliaikaisesti ja erilaisten raporttien kautta jatkuvasti silmien edessä.

Nämä viisi asiaa toistuvat jatkuvasti siinä positiivisessa palautteessa, joita yrittäjät ja työntekijät korostavat, kun käyttöön on otettu sähköinen taloushallinnon järjestelmä:

1. Aikaa on enemmän ja rahaa palaa vähemmän.
2. Budjetointi ja projektien valitseminen on helpompaa, koska ennustettavuus on parempaa.
3. Virheitä tulee vähemmän ja niin oman yrityksen eri osastot, kuin myös asiakasyritykset kiittävät.
4. Paperittomuus säästää luontoa ja se puolestaan lämmittää mieltä.
5. Oman yritystoiminnan vahvuudet ja kehityskohteet ovat huomattavasti paremmin tiedossa.

Mutta, miten sitten hoitaa taloushallinto mahdollisimman tehokkaasti ja toimivasti?

Kaikki lähtee liikkeelle juuri sinulle toimivan taloushallinnon järjestelmän valitsemisesta. Jos etsinnässä on esimerkiksi sähkö-, LVI-, kylmä- tai rakennusalan taloushallinto-ohjelmisto, valitse sellainen, joka tukee parhaiten liiketoimintaasi.

Ojenna tämän jälkeen sähköinen taloushallinto alan ammattilaisten käsiin – joko sisäisesti yrityksesi sisällä tai erilliselle tilitoimistolle ulkoistettuna. Näin saat kaiken irti ohjelmistosi tarjoamista arvokkaista raporteista ja tiedoista.

Tee saamiesi tietojen perusteella – tarpeen niin vaatiessa – muutoksia yritystoimintaasi, tai vähintäänkin keskitä toimintasi toimiviin asioihin; toisin sanoen, tee faktatietoon perustuvia hallittuja ratkaisuja.

Tähän loppuun haluamme vielä lyödä esille listan asioista – eräänlaisena kertauksena – jotka kuuluvat taloushallintoon:

• Budjetointi
• Kirjanpito
• Laskutus
• Maksaminen
• Kulujenhallinta ja maksaminen
• Palkanmaksu
• Raportointi
• Seuranta
• Tase
• Tilinpäätös
• Tuloslaskelma
• Verotus