Ecom on vapauttanut CT-Systemsin työaikaa sata tuntia kuukaudessa

CT-Systemsin Saga Perttulan työhön kuuluu automaatio-ohjelmointia sekä sähkö- ja automaatioasennuksia. Tämän lisäksi Saga vastaa CT-Systemsin taloushallinnosta.
Ecomilla on ratkaiseva rooli siinä, että Sagan aikaa riittää muuhunkin kuin taloushommiin.

– Taloushallintoon kuluu nykyään viidesosa siitä ajasta, mitä ennen on kulunut.

Sagan laajan ammattitaidon ja Ecomin ansiosta taloushallinnon resurssista vapautuu melkoinen työtuntipotti laskutettavaksi asiakkailta.

– Sanoisin, että kuukauden aikana on nyt noin sata tuntia enemmän aikaa tehdä laskutettavaa työtä. Se on paljon!

Helppo ja sujuva käyttöönotto

Automaatiammattilaisella Sagalla ei varsinaisesti ole taloushallinnon koulutusta. Vanhoista taloushallinnon käytännöistä Ecomiin siirtymisen Saga hoiti yksin. Samalla, kun pyöritti siirtymäajan taloushallintoa vielä vanhalla systeemillä ja sen lisäksi teki asiakkaiden automaatioprojekteja kentällä.

Millainen kokemus vanhasta taloushallinnon tavasta Ecom Jetiin siirtyminen oli?

– Kohtuullisen helppo suhteessa niihin kauhukuviin, mitä olin kuullut yrittäjäystäviltä, joilla oli vastaavanlaisia siirtymiä menossa muihin järjestelmiin. Siellä on saattanut olla pari, kolme työntekijää tekemässä usean kuukauden ajan taloushallinnon siirtoa.
– Se, että minä näin maallikkona pystyin tekemään siirtymän parissa kuukaudessa maaliin, kertoo mielestäni paljon siitä, miten helppoa tämä oli, Saga toteaa.

Ajansäästöä palkanlaskennassa

Sagan kokemuksen mukaan ostolaskujen käsittelyä Ecom on nopeuttanut merkittävästi.

– Ennen ison laskun käsittelyssä meni helposti puoli tuntia, että sai kaiken sieltä eriteltyä, ja nykyään se hoituu parissa minuutissa.

Varsinkin palkanlaskentaan tarvittava työmäärä on vähentynyt, ja Saga voi tehdä osan taloushallinnon töistään tien päällä projektihommien lomassa. Aikaisemmin CT-Systemsin tuntimerkinnät tulivat milloin milläkin lappusella, tekstiviestinä, WhatsAppiin tai sähköpostilla. Tai joskus, pahimmassa tapauksessa, puhelimitse suullisesti. Sieltä kaikesta materiaalista Saga keräsi ne Exceliin ja toimitti eteenpäin palkanlaskijalle.

– Meidän kymmenen hengen asentajaporukassa meni kokonainen työpäivä siihen, että sai koko palkanlaskun hoidettua. Nykyään työntekijät laittavat itse tuntinsa näkyviin Ecomiin. Onneksi he tekevät niin pitkin kuukautta eikä vasta viimeisenä päivänä, joten pystyn seuraamaan kuukauden kuluessa, että merkinnät ovat oikein.

– Lopuksi otan syötteen ulos, tarkistan, että se täsmää edelleen ja lähetän sen palkanlaskijalle. Siihen, että saan kaiken tarkistettu, minulla kuluu noin tunti, tai kolme tuntia, jos selvitettävää on enemmän, Saga kertoo.

Laskutus kolme kertaa nopeampaa kuin ennen

Myös laskuttaminen on CT-Systemsillä helpottunut. Ennen Saga joutui laskuja varten etsimään kaikki ostolaskut ja selvittelemään Excelistä, mitä tavaraa on mennyt mihinkin projektiin ja millekin asiakkaalle. Samalla pidettiin kirjaa toiseen taulukkoon epäselvistä projekteista, jotka vaativat enemmän jatkoselvitystä.

– Kuun vaihteessa on mennyt pari, kolme päivää että olen saanut laskutettua. Nykyään se menee päivässä, mikä on helpottanut todella paljon omaa arkea. Varsinkin kun ei ole mitään koulutusta alalle, tällainen maallikkokin osaa Ecomia käyttää.

CT-Systems Oy on muun muassa rakennussähköistykseen ja -urakointiin sekä automaatioon erikoistunut yritys, jonka toimintaympäristöä on pääkaupunkiseudun ja muun Suomen lisäksi koko Eurooppa. CT-Systems työllistää viisitoista henkeä.

Etsitkö samanlaista ratkaisua?

Haluatko kuulla lisätietoja Ecom-ohjelmistosta? Lähetä viesti, niin olemme sinuun yhteydessä.