Rakennusalan kirjanpito oikein toteutettuna voi säästää valtavan määrän aikaa ja rahaa

Rakennusalan kirjanpidon tekeminen voi varastaa paljon arvokasta aikaa yrityksen ydinliiketoiminnalta, mikäli käytössä ovat väärät työkalut.

Oikeastaan asiaa voisi verrata väärien työkalujen käyttöön työmaalla. Kun tarvittaisiin vasara ja nauloja, mutta kädessä on vain ruuveja ja ruuvimeisseli, aikaa menee satavarmasti hukkaan.

Kun puhutaan kirjanpidosta, onko sitten pelkkä kirjanpitojärjestelmä – mikä tahansa sellainen – se neuvo, joka tarvitaan avuksi?

Sähköinen kirjanpito-ohjelma on itse asiassa osa ratkaisua, hoidettiinpa sitten kirjanpito yrityksen talousosaston toimesta omatoimisesti tai vaihtoehtoisesti ulkoistettuna tilitoimiston voimin.

Mutta optimaalinen kokonaisratkaisu se ei ole.

Tulemme tässä tekstissä jakamaan yleistä tietoa rakennusalan yritysten kirjanpitoon liittyen ja ennen kaikkea kertomaan, miten rakennusalan kirjanpito hoidetaan siten, että se on helppoa ja säästää mahdollisimman paljon aikaa ja rahaa.

Mitä yrityksen tulee tietää kirjanpidosta?

Oli sitten rakennusalan yrityksen päätöksenä hoitaa kirjanpito omatoimisesti tai ulkoistaa se tilitoimistolle, kirjanpidon aakkoset on tärkeää tietää.

No, mistä kaikesta kirjanpito sitten muodostuu eli mitä kirjanpito sisältää?

Kirjanpitoon kuuluvat niin yrityksen menot, tulot, omaisuus, varat kuin myös velat. Kirjanpitoa kannattaa aina päivittää sen mukaisesti, kun kuitteja, laskuja ja muita tositteita tulee.

Kirjanpito toteutetaan pääsääntöisesti kuukausikohtaisesti ja tilikausi kestää 12 kuukauden ajan. Kun 12 kuukautta tulee täyteen, selvitetään toiminnan tulos ja laaditaan tilinpäätös.

Yhden- vai kahdenkertainen kirjanpito?

Mitä sitten tulee kirjanpidon tekemiseen, jokainen yritys on kirjanpitovelvoinen. Yhtiömuoto vaikuttaa kuitenkin siihen, tuleeko kirjanpito laatia yhden- tai kahdenkertaisena.

Yhdenkertainen kirjanpitovelvollisuus koskettaa ainoastaan vain ammatin- ja liikkeenharjoittajia eli yksityisiä elinkeinonharjoittajia. Tilanne tosin muuttuu myös tällaisten yrittäjien kohdalla siinä vaiheessa, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy joko päättyneen tai sitä edeltävän tilikauden aikana:

1. Taseen loppusumma on yli 100 000 euroa.
2. Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on yli 200 000 euroa.
3. Yrityksessä työskentelee keskiarvollisesti enemmän kuin kolme henkilöä.

Entäs sitten itsessään tapahtumien kirjaaminen kirjanpitoon ja kirjanpitoaineistojen säilytysajat?

Jokaisen yrityksen on tärkeää tunnistaa kirjanpitolaissa esiintyvät pykälät, mitä tulee tapahtumien kirjaamiseen kirjanpitoon. Miksi? Koska niistä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:

• Tositteen päivämäärä ja numero
• Valittu pääkirjatili
• Kirjauksen päivämäärä (ei välttämättä sama kuin tositteen päivämäärä)
• Tapahtuman rahallinen arvo eli rahamäärä
• ALV-kantojen erottamiseen liittyvät tiedot

Myös kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyy tiettyjä kirjanpitolaista ilmeneviä määräyksiä, joita jokaisen yrityksen tulee noudattaa.

Ensinnäkin, yrityksen on säilytettävä kuitteja ja tositteita vähintään kuuden vuoden ajan sen jälkeen, kun tilikausi on päättynyt. Ja toisekseen, itsessään tilinpäätökset, kirjanpidot, tililuettelot sekä luettelo kirjanpidosta ja aineistosta tulee säilyttää kymmenen vuoden ajan.

Huolenpito edellä mainituista materiaaleista ei pääty myöskään siinä vaiheessa, vaikka itsessään yrityksen liiketoiminta loppuisi; niiden olemassaolosta tulee pitää huoli kyseisten vuosimääräysten mukaisesti.

Ei, kyseessä ei ole mikään pakollinen paha

Monet yrittäjät ja yritykset kokevat kirjanpidon pakollisena pahana, mitä täytyy pitää vain ja ainoastaan siksi, että laki niin vaatii.

Kyseinen ajatusmalli ei voisi olla kuitenkaan kauempana totuudesta: kirjanpidosta hyötyy nimittäin eniten yritys itse, koska se auttaa ymmärtämään yrityksen tilannetta ja viemään yritystoimintaa oikeaan suuntaan.

Mikäli aiot syystä tai toisesta hoitaa kirjanpidon omatoimisesti yritystoiminnan johtamisen rinnalla, älä ainakaan lähde laatimaan sitä paperille, vaan ehdoton lähtökohta on sähköinen kirjanpito.

Sähköistä kirjanpitoa varten kannattaa hankkia laadukas sähköinen kirjanpito-ohjelma.

Mitä kirjanpito maksaa?

Lähtökohtaisesti kirjanpitoa ei kannata koskaan lähestyä niin sanottuna pakollisena pahana, minkä mainitsimme jo aiemmin. Jos nimittäin lähestymiskulma on tämä, tällöin päädytään herkästi joko palkkaamaan väärä henkilö vastaamaan kirjanpidosta tai se ulkoistetaan tilitoimistolle, joka ei ole paras mahdollinen.

Toisin sanoen, kirjanpidosta voi edellä mainitun kaltaisissa skenaarioissa löytyä pahimmillaan sellaisia aukkoja, jotka rikkovat jopa kirjanpitolakia. Ja kyllä, on yrityksesi vastuulla huolehtia siitä, että kirjanpito on lainmukainen.

Kirjanpito onkin kaikessa yksinkertaisuudessaan täysin väärä paikka säästää rahaa, joskin laadukkaan ja edullisen vaihtoehdon löytäminen on täysin mahdollista; esimerkki tällaisesta on talotekniikka-alalle tarjoamamme Ecom Tilit -palvelu.

Sen sijaan oikean kirjanpitäjän löytämiseen kannattaa ehdottomasti käyttää aikaa välttyäkseen potentiaalisilta katastrofeilta. Eikä siinä vielä kaikki, vaan parhaassa tapauksessa laadukkaan kirjanpitäjän vaikutus näkyy positiivisessa muodossa yrityksesi pankkitilillä; todellinen ammattilainen näet tuntee kirjanpitolain kuin omat taskunsa.

Ja vähintäänkin niitä taloudellisia hyötyjä tulee kahdesta syystä: ensinnäkin, ammattilainen kykenee auttamaan sinua tekemään oikeita päätöksiä yrityksesi johtamisen näkökulmasta ja toisekseen sen myötä säästyy sekä aikaa että resursseja.

No, mitä sitten se laadukas kirjanpito oikein maksaa?

Luonnollisesti yritystoiminnan laajuus vaikuttaa todella suuresti hintaan. Jos tilauksessa on rakennusalan kirjanpito yritykselle, joka työllistää 500 henkilöä tai viisi henkilöä, erot hinnoissa ovat melkoiset. Kaikessa on ennen kaikkea kyse tositteiden määrästä, oli hinta sitten tuntikohtainen tai esimerkiksi kiinteä kappalemäärän mukaisesti.

Koska vaikuttavia tekijöitä on niin paljon, on täysin mahdotonta lähteä listaamaan kirjanpidon hintaa. Haluamme kuitenkin muistuttaa vielä kerran, että hinta edellä asiaa ei kannata lähestyä, vaan tavoitteena tulee olla löytää se paras mahdollinen vaihtoehto.

Jos yrityksesi on päättänyt ulkoistaa kirjanpidon, näin tunnistat laadukkaan tilitoimiston:

• Mahdollisimman laaja-alainen palvelurepertuaari kirjanpidosta palkanlaskentaan, tilinpäätöksiin ja veroilmoituksiin
• Yhteydenpito on vaivatonta eli kirjanpitäjä on tavoitettavissa “aina”, kun apua tarvitaan
• Asiakkaan tarpeet otetaan aidosti huomioon
• Kirjanpitäjä tekee aidosti työtään asiakkaansa hyväksi eli asiakkaasta välitetään
• Kommunikointi on selkeää ja asiakas kykenee ymmärtämään ilman sanakirjaa, mistä on kyse
• Hommat hoidetaan digitaalisesti ja vankkumattomalla ammattitaidolla

Rakennusalan kirjanpito ja sen erikoisuudet

Kirjanpito itsessään on alasta riippumatta melko samanlaista kuin muillakin aloilla. Syyt rakennusalan kirjanpidon poikkeavuudelle löytyvät tarkasta viranomaisvalvonnasta ja siihen liittyvästä ilmoitusvelvollisuudesta sekä toisaalta töiden projektiluonteesta ja yksittäisten rakennusprojektien kokoluokista.

Käännetty arvonlisäverovelvollisuus

Käännetty arvonlisäverovelvollisuus on menetelmä, joka on suunniteltu torjumaan rakennusalan harmaata taloutta. Tässä järjestelmässä, toisin kuin tavallisesti, arvonlisäveron maksaa ostaja, ei myyjä. Tämä pätee erityisesti, kun kyseessä on rakennuspalveluiden myynti tai työvoiman vuokraus näihin palveluihin. Käännetty verovelvollisuus on voimassa, kun palvelun ostaja on elinkeinonharjoittaja, joka myy tai vuokraa näitä palveluita säännöllisesti Suomessa. Mikäli palvelu myydään yksityishenkilölle, käännettyä verovelvollisuutta ei sovelleta.

Lue kattavampi artikkeli aiheesta Isoltan sivuilta: Mikä on rakennusalan käännetty verovelvollisuus ja milloin sitä käytetään?

Oman käytön arvonlisävero

Arvonlisävero omasta käytöstä on verotuksellinen käytäntö, joka koskee yrityksiä, jotka ottavat tuotteita tai palveluita omaan käyttöönsä. Tämä tarkoittaa sitä, että yritysten on ilmoitettava ja maksettava arvonlisäveroa tuotteista tai palveluista, joita ne käyttävät itse eivätkä myy eteenpäin.

Rakennusalalla tämä käytäntö on erityisen merkittävä, sillä se sovelletaan usein projekteihin, joita rakennetaan yrityksen omaan käyttöön, kuten omatuotantoon ja perustajaurakointiin. Rakennusalan tilitoimistojen on hallittava tämä prosessi tarkasti, jotta verotus määräytyy oikein.

Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus

Tiedonantovelvollisuus rakennusalalla edellyttää, että yritykset raportoivat kuukausittain rakennusprojekteistaan Verohallinnolle. Tämä sisältää yksityiskohtaiset tiedot urakoista, työnantajista, työntekijöistä ja työsuhteiden tilasta. Rakennusyritysten tulee seurata työmaitaan ja työskentelevää henkilöstöä järjestelmällisesti, jotta ne voivat täyttää nämä ilmoitusvaatimukset asianmukaisesti.

Verohallinnon ohjeistuksessa sanotaan, tiedonantovelvollisuus koskee ”rakennustyömaalla tapahtuvaa rakentamista, korjauksia ja kunnossapitoa sekä tällaista toimintaa harjoittavia yrityksiä ja työntekijöitä”.

Osatuloutus

Rakennusprojektit kestävät usein pitkään ja ovat taloudellisesti merkittäviä, minkä vuoksi rakennusalalla käytetään osatuloutusta tulojen ajantasaiseen jaksottamiseen. Osatuloutus sallii projektien tuloksen kirjaamisen vaiheittain, kun taas kertatuloutus on toinen vaihtoehto. Osatuloutus on monimutkainen ja vaatii tarkkaa seurantaa sekä tuotannon henkilöstön osaamista. Projektien seurantajärjestelmien on oltava tehokkaita, jotta tuloutus saadaan pidettyä ajan tasalla ja virheet minimissä.

Työmaakohtainen kustannusseuranta

Työmaakohtainen seuranta on rakennusalalla keskeistä, erityisesti kirjanpitoon liittyvien vaatimusten, kuten oman käytön arvonlisäveron ja osatuloutuksen vuoksi, jotka vaativat tarkkaa dokumentointia. Seuranta auttaa myös ymmärtämään kunkin urakan taloudellisen tehokkuuden, tarkastellen toteutuneita kustannuksia ja tuottoja. Tämä on välttämätöntä urakan kannattavuuden arvioimiseksi.

Kirjanpito-ohjelmassa tulisi siis olla dimensiointi-ominaisuus, jotta urakoita voisi seurata kustannuspaikoittain.

Perustajaurakointi

Perustajaurakointi liittyy rakennusliikkeiden toimintaan, jossa ne suunnittelevat, rakentavat ja myyvät kiinteistöjä omassa nimissään. Tässä prosessissa rakennusyritys vastaa koko projektin kirjanpidosta alusta loppuun, jolloin seurataan niin rakentamisvaiheen kuin lopullisen myynnin taloudellisia liikkeitä. Kirjanpitolautakunnan ohjeistus määrittelee tarkasti, kuinka tällaista kirjanpitoa tulee käsitellä tilinpäätöksessä, erityisesti miten tuloja ja kuluja kirjataan projekteille, jotka voidaan myös osatulouttaa.

Rakennusalan kirjanpito-ohjelma

Vastasipa yrityksen kirjanpidosta sitten yrittäjä itse, yrityksen omat eli talon sisäiset kirjanpitäjät tai vaihtoehtoisesti tilitoimisto, yksi tärkeimmistä asioista on käyttää sellaista kirjanpito-ohjelmaa, joka mahdollistaa rakennusalan erikoisuuksien huomioinnin ja mahdollisimman laaja-alaisen integroinnin muihin ohjelmistoihin.

Otetaanpa edellä oleva vielä rautalangasta väännettynä – ihan vain, ettei asia jää epäselväksi: laadukas sähköinen rakennusalan kirjanpito-ohjelma on kaiken A ja O.

Ecom lyö pöytään sellaisen vaihtoehdon, erityisesti pienten ja keskikokoisten talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille, ettei paremmasta väliä. On nimittäin täysin mahdollista, että voit auttaa kirjanpitäjääsi maksimaalisesti hankkimalla huippusuositun taloushallinnon ohjelman ja haalia kustannustehokkaan toiminnanohjausjärjestelmän samassa paketissa.

Edellä mainitun mahdollistaa Ecom Talous -paketti, johon kuuluvat niin yrityksen toiminnanohjauspalvelut kuin myös yrityksesi kirjanpitäjälle suunnattu kirjanpito-ohjelma Procountor.

Kyseisen paketin hinta on pääkäyttäjälle 99 euroa tai 169 euroa kuukaudessa, riippuen siitä miten laajat ominaisuudet Ecomiin haluaa. Suurempi paketti sisältää varastonhallinnan, tarjouslaskennan, sekä tarkastuslomakkeet.

Lisäksi jokaisesta ohjelmaa käyttävästä työntekijästä ja kirjanpitäjästä peritään 15 euron kuukausimaksu.

Nämä edellä olevat hinnat antavat siis osaltaan osviittaa siitä, mitä kirjanpito maksaa. Toki kirjanpitäjän palkkaaminen tai kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle tuovat sitten omat kulunsa siihen päälle.

Miksi Ecom on oikea valinta juuri LVIS- ja rakennusalalle?

Jos Ecomin asiakaslistasta tehtäisiin julkista tietoa, huomaisit, että kirjanpito rakennusalalla ja LVIS-alalla hoidetaan monien yritysten toimesta Ecomin Talous -paketin kautta. Tämä johtuu ennen kaikkea siitä, että me olemme rakentaneet ohjelmistomme nimenomaan näillä aloilla toimivien yritysten tarpeisiin.

Mutta, mitkä sitten ovat ne konkreettiset syyt sille, että juuri Ecom, ja ennen kaikkea Ecom Talous -paketti, nauttivat suosiota kyseisillä toimialoilla?

1. Yhdistät kaksi palvelua samalla rahalla: kun hankit Ecom Talous -paketin, et hanki vain yhtä palvelua, vaan kaksi – molemmat samalla rahalla. Saat siis samassa paketissa taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmät, ja molemmat kuuluvat samaan hintaan. Eikä siinä vielä kaikki, vaan tuki palveluiden käytön osalta tapahtuu yhdestä ja samasta paikasta.

2. Arjesta tulee sujuvampaa: kirjanpito voi pahimmillaan syödä melkoisesti aikaa ja resursseja. Siinä on kuitenkin kyse vain yhdestä taloushallinnon osa-alueesta. Kun siis haluat tehdä aidosti arjesta sujuvampaa ja liiketoiminnastasi mahdollisimman kustannustehokasta, silloin haluat samaan pakettiin kannattavuusseurannan, materiaalien hallinnan, työaikakirjaukset ja palkanlaskennat. Tämä kaikki toteutuu Ecom Talous -paketissa ja siksi se on niin suosittu.

3. Saat sekä LVIS-alalle että tilitoimistolle suunnatut ohjelmistot: samaan pakettiin on isketty markkinoiden parhaat työkalut eli toiminnanohjauksen ja taloudenhallinnan prosessit onnistuvat kauttamme uskomattoman helposti.

4. Kirjanpitäjäsi kiittää kirjanpitoaineiston toimittamisen yksinkertaistamisesta: kun kirjanpitäjälle/tilitoimistolle kyetään tarjoamaan täysi läpinäkyvyys myös yrityksen toiminnanohjauksesta, kaikki muuttuu helpommaksi. Toisin sanoen, tilitoimistosi ja/tai kirjanpitäjäsi ymmärtävät välittömästi liiketoimintaasi ja siten esimerkiksi taloudenhallinnon työnjako helpottuu. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmämme on suunnattu nimenomaan talotekniikka- ja rakennusalan yrityksille ja kirjanpitäjän on helppo yhteiskäyttää sitä yrityksesi kanssa.

Yhteenveto: näistä syistä Ecom Talous valitaan

Ecomille on aina tärkeää kehittää tarjoamiamme palveluita.

Yksi kriittisimmistä asioista asiakkaiden tarpeiden ymmärtämisessä on avoin keskustelu heidän kanssaan, ja sitä me teemme koko ajan.

Edellä kerroimme käytännön syitä sille, miksi Ecom Talous -paketti on niin suosittu eli mitä sellaista se tarjoaa, että sen suosio vain jatkaa kasvamistaan.

Lihaa luiden ympärille saadaan kuitenkin suoraan asiakkaiden suusta, ja nämä asiat korostuvat heidän palautteissaan:

• Kustannustehokkuus
• Helppokäyttöisyys
• Monipuolisuus (muita ohjelmistoja ei tarvita rinnalle)
• Valmis räätälöity tuote (ennen kaikkea LVIS- ja rakennusalan tarpeisiin)
• Kustannusseuranta, ostot ja laskut suoraan silmien edessä
• Ydinliiketoimintaan vapautuu järisyttävä määrä ylimääräistä aikaa
• Apua ja tukea tarjolla aina

Sille on siis syynsä, että Ecom Talous -paketti valitaan, joten jos tämä kaikki herätti myös sinun kiinnostuksen, ota ihmeessä yhteyttä meidän suuntaan.