Investoi taloushallinnon ohjelmistoon – säästä arvokasta aikaa

Jokainen yritys joutuu jossain vaiheessa miettimään, miten taloushallinto ja laskutus hoidetaan. Investoimalla ohjelmistoon välttyy usein turhalta murheelta ja lopulta ohjelmiston tuottaa lisää arvokasta aikaa.

Taloushallinnon ohjelmistoon investoiminen voi tuntua isolta päätökseltä, mutta ohjelmistoa kannattaa ajatella yhtenä työkaluna muiden joukossa: oikea työkalu pelastaa monta tilannetta. Leka on hyvä perustyökalu, mutta ei kätevin ilmamäärien mittaukseen.

Kun taloushallinnon ohjelmistoon päättää investoida, kannattaa käyttöperehdytykseen varata aikaa. Kallein ohjelmisto on sellainen, joka jää käyttämättä. Kun ohjelmiston prosessit opettelee kerran kunnolla, välttyy turhilta virheiltä ja säästää aikaa sekä hermoja.

Yksinkertaiselta kuulostava vaihtoehto voikin olla työläin

Perinteinen kalenterin ja Excelin yhdistelmä on yritykselle edullisin vaihtoehto. Merkintöjen teko kalenteriin käy näppärästi ja Exceliin tehtyjen laskupohjien täyttö on tuttua.

Talotekniikka-alalla ja rakennusalalla laskutettaviin töihin liittyy kuitenkin valtava määrä materiaaleja, tarvikkeita ja työlajeja. Toisinaan jokainen tarvike pitää kirjata myyntilaskulle. Yrittäjä hankkii tarvikkeet ja laskuttaa ne asiakkaalta rivi kerrallaan. Tämän lisäksi pitää muistaa, mihin kohteeseen tarvikkeet menivät ja paljonko niitä kului. Näiden päälle kirjataan vielä työkulut.

Kokonaisuudesta näppäillään rivit laskulle, kirjoitetaan asiakkaalle mahdollisesti myös muistio ja hoidetaan laskun postitus. Kun vaihtoehtoa punnitsee tarkemmin, huomaa, että edullisin vaihtoehto syö helposti muita varoja, kuten yrittäjän aikaa.

Tee laskut käsityönä

Yleisohjelmistolla laskutustyö helpottuu hieman. Yleisohjelmistossa laskut jäsentyvät asiakkaittain ja niihin on helppo palata jälkikäteen. Laskurivien teko ja laskutustietojen syöttäminen ovat kuitenkin edelleen käsityötä ja ja asiakaskohtaiset hinnoittelut on muistettava tehdä laskuittain. Tueksi tarvitaan tuntikortteja, ostolaskuja ja muistiinpanoja. Ennen laskutusta pitää muodostaa mahdollisesti tarviketarjoukset asiakkaalle sekä muistella, mitä asiakkaan kanssa oli sovittu tehtäväksi.

Yleisohjelmistot vastaanottavat myös ostolaskuja, joten niiden maksaminen ja käsittely helpottuvat hieman. Tärkeimpänä toimintona yleisohjelmistot tarjoavat sähköisen laskutuksen, joka on edullisempaa sekä laskuttajalle että asiakkaalle.

Automatisoi kerralla koko taloushallinto

Rakennus- ja LVIS-alalle räätälöidyt ohjelmistot ottavat useimmat laskutukseen ja töiden kirjaamiseen liittyvät asiat huomioon. Talotekniikka- ja rakennusalalle tyypilliset isot tarvike- ja materiaalimäärät käsitellään ohjelmistossa automaattisesti. Myös hinnoittelusääntöjä on mahdollista luoda esimerkiksi asiakkaittain tai vaikka tuoteryhmittäin, jotta hintatietoja ei tarvitse muodostaa laskulle aikaisempien laskujen perusteella.

Järjestelmä sisältää tukkureiden hinnastot ja ohjelmisto auttaa ohjaamaan töiden kulkua sekä seuraamaan niiden kannattavuutta. Työlle voidaan ohjelmistossa kirjata kaikki suunnitellut työtunnit ja työn vaatimat materiaalit ja tarvikkeet. Työn valmistuttua näistä tiedoista syntyy parilla klikkauksella lasku, jossa on asiakasdokumentaatio, tarvikerivit ja sovitut työtunnit. Lisäksi työhön kohdistuneet kulut näkyvät koko ajan taustalla, jolloin yrittäjä on perillä yrityksensä kannattavuudesta.

Halvemmalla ei säästä

On totta, että Excelin käyttö kuukausitasolla on halvempaa kuin laskutusohjelman käyttö. Myös laskutusohjelma on halvempi ostos, kuin alalle suunniteltu järjestelmä. Jos vaivalloisen taloudenpidon takia jää kuitenkin laskuttamatta esimerkiksi metrikaupalla johtoa, sitä tarvitsee jäädä laskuttamatta montaakaan metriä, että muutaman kympin hintaero tasoittuu.

Yrittäjän aika ei ole ilmaista. Laskujen ja toiminnan parissa tehtävä turha säätö vie aikaa, ja se aika on pois jostain muusta – yleensä vapaa-ajasta. Joskus se voi olla pois myös laskutuksesta. Laskutuksen ja toiminnanohjauksen kautta pyörähtää koko yrityksen rahaliikenne – sitä ei siis kannata tehdä puolittain toimivalla työkalulla. Mahdollisimman hyvin toimiva taloushallinto ja toiminnanohjaus säästävät myös tilitoimistosi hermoja.

Toiminnan kasvaessa hyvä alakohtainen järjestelmä kasvaa mukanasi ja tuo työkaluja projektien toteutukseen, tarjouslaskentaan ja palkanlaskentaan.

Kiinnostuitko hyvin palvelevasta taloushallinnon ohjelmasta? Lue lisää ja tutustu Ecomiin: https://www.ecom.fi/tutustu/

Mikko Ruoho
Kaupallinen johtaja
+358 44 077 0100
mikko.ruoho@ecom.fi